En un ecommerce, la venta registrada por la tienda no coincide necesariamente con el dinero recibido. Entre ambos momentos intervienen promociones, comisiones, retenciones, devoluciones, contracargos y plazos de acreditación.
1. Conciliar ventas por canal
La facturación debe compararse con el reporte de pedidos y con el estado de cada operación. Las cancelaciones y devoluciones necesitan un tratamiento consistente para evitar ventas infladas.
2. Separar cobro bruto y liquidación neta
El medio de pago suele depositar un importe neto. La diferencia debe abrirse entre comisiones, cargos financieros, retenciones y otros descuentos. Registrar sólo el depósito oculta costos y créditos fiscales.
3. Controlar retenciones y percepciones
Las constancias de los agentes de recaudación deben incorporarse al circuito contable. Si quedan dispersas entre plataformas, correos y portales, es probable que la posición fiscal resulte incompleta.
4. Definir el costo de venta
El margen exige un criterio de costo consistente. Debe contemplar mercadería, logística asumida, packaging, comisiones comerciales y costos directamente atribuibles.
5. Revisar stock y devoluciones
Una diferencia de inventario puede transformar una aparente rentabilidad en una pérdida. Los movimientos físicos y los estados del sistema deben conciliarse con una frecuencia acorde al volumen.
Antes de automatizar, conviene asegurar que cada fuente tenga un responsable y una regla clara de cierre.
Este contenido es informativo y debe adaptarse a la operatoria y al encuadre fiscal de cada empresa.